文書に盛り込みたい情報が多くある場合、文章でまとめるのはとてもたいへんです。そのような場合は、ポイントを絞り込んで表でまとめてみましょう。情報がすっきりまとまり読みやすくなります。文字中心の表作成も Word 2007 なら簡単に作れます。
・項目がいくつあるのか考える
・表の中の文章は簡潔にしていく
・文書を読みやすく表にレイアウトする
まず、頭の中で描いた項目数に従って表を作ります。ここでは、2 列 3 行の表を作りました。作業は[挿入] - [表] - [表] でドラッグすると簡単です。
文章を入力します。言いたいことを織り込みながら、なるべく簡潔な内容を心がけましょう。
[表ツール] - [レイアウト] - [配置] で見出しの位置を上下左右中央揃えに整えます。
見出しの位置を調整できました。次に、文章が読みやすくなるように文と罫線のバランスを調整しましょう。
文章が読みやすくなるように、行間を調整します。説明文を入力したセルをドラッグして選択し、[ホーム] - [段落] で [行間] ボタンをクリックし、[行間のオプション] を実行します。
ダイアログが開きました。[行間] で段落の前後に「6 pt」ずつ間隔を開けました。つまり、およそ行間を半分程度空けることになります。また、行間を固定値の「13 pt」としました。
表のバランスが調整できました。情報もコンパクトにまとまっているので、長文と違って読みやすくなります。
セクション区切り機能を使うと、セクションを区切った次の部分では、異なるレイアウトが可能です。今回は、縦の用紙と横の用紙を連続して利用する文書を作ってみましょう。大きな横組みの表を使いたいときにはとても便利です。
ページの最後で[ページレイアウト] - [ページ設定] - [区切り] をクリックします。[セッション区切り] で [次のページから開始] をクリックします。
セッションを区切った次のページにカーソルを置いて、用紙の方向を変更すると、縦の用紙の次に横の用紙を配置できます。
このように横に長い表を使うときに役立ちます。また、横長の地図を貼り付けるときにも便利です。
